Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website mag gebruik maken van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Voor een optimale gebruikerservaring maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen
Meer over Professionals:

ZorgMail

Op deze pagina staan de antwoorden op de meest gestelde vragen die bij Zorggroep RCH bekend zijn over ZorgMail. 

 

ZorgMail

1. Wat is Secure e-mail van ZorgMail?

Binnen ZorgMail worden twee vormen van elektronische communicatie onderscheiden. Enerzijds is er geautomatiseerde uitwisseling van informatie tussen informatiesystemen: Application-to-Application (EDI) communicatie en anderzijds de communicatie tussen personen: Person-to-Person(e-mail) communicatie. Deze twee vormen van communiceren vragen andere tools en technieken. In beide situaties gaat het echter om het uitwisselen van medisch inhoudelijke informatie via een beveiligde omgeving.


EDI-module
Veel zorgverleners wisselen dus nu al onderling gegevens uit via de EDI- module (edifact-berichten tussen systemen via informatiesysteem, zoals HIS, AIS, etc.). EDI is dus een onderdeel van ZorgMail en een veilige en gestandaardiseerde manier van gegevensuitwisseling.


Secure e-mail-module
Bij de EDI-module wordt een account voor Secure e-mail van ZorgMail geleverd. Dit moet echter wel apart geactiveerd worden. Secure e-mail van ZorgMail is dus een module binnen ZorgMail en is bedoeld om gegevens die niet in het informatiesysteem passen, te kunnen uitwisselen. Meer informatie over Secure e-mail van ZorgMail klik dan hier.

2. Wanneer moet ik Secure e-mail van ZorgMail gebruiken?

Secure e-mail van ZorgMail moet gebruikt worden voor het uitwisselen van persoonlijke gegevens.
Deze zijn namelijk privacygevoelig, omdat ze gebonden zijn aan een persoon. Dit betekent dus dat voor het versturen van gegevens over patiënten gebruik gemaakt moet worden van Secure e-mail ZorgMail. Dit is de enige garantie dat het bericht ook inderdaad alleen wordt gelezen door de persoon waarvoor het bedoeld is en niet “afgetapt” kan worden. Om vergissingen te voorkomen, wordt het aangeraden om voor alle e-mail met andere zorgverleners ZorgMail te gebruiken, ook al gaat het niet om privacygevoelige informatie.

3. Hoe weet ik of ik een ZorgMail account heb?

Als er gebruik wordt gemaakt van de EDI-koppeling tussen informatiesystemen, heb je een ZorgMail account. Bij dit account hoort een Secure e-mailadres (@zorgmail.nl). Als dit Secure e-mail is geactiveerd, kun je hier met gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.

4. Hoe kan ik Secure e-mail via ZorgMail aanvragen?

Veel zorgverleners maken via de EDI-module (edifact-berichten tussen systemen via informatiesysteem, zoals HIS, AIS, etc.) al gebruik van ZorgMail voor het uitwisselen van gegevens tussen de informatiesystemen. Secure e-mail van ZorgMail is een aanvulling hierop. Veel huisartsen zijn al aangesloten op ZorgMail, alsmede veel eerstelijns instellingen. Als je nog geen ZorgMail account hebt, kun je dit aanvragen via de aanmeldwizard op de website van ZorgMail

5. Hoe kan ik mijn ZorgMail Secure e-mailaccount activeren?

Heb je ZorgMail, maar Secure e-mail is nog niet geactiveerd? Secure e-mail is zonder extra kosten te activeren en gebruiken. Om het account te activeren, heb je in het verleden een activeringscode ontvangen. Als je deze niet meer hebt, kun je contact opnemen met de helpdesk van ZorgMail (zie hieronder). Zij kunnen een nieuwe activeringscode opsturen (vermeld daarbij de praktijknaam, NAW-gegevens en minimaal één mobiel telefoonnummer):

 

Z-Netwerken Nederland (regiopartner ZorgMail)
E: ...

T: 010 – 26 62 453
Maandag t/m vrijdag: 08:30 – 17:00

 

De activeringscode is nodig om de mailbox te koppelen. Volg onderstaande stappen.

 

Stap 1: Passage ID aanmaken
Al een Passage ID? Sla deze stap dan over.

 

Stap 2: ZorgMail mailbox(en) koppelen

  • Ga naar https://account.passageid.nl/
  • Klik op de tegel ZorgMail Mijn Hosted Mail en log in met je Passage ID, vandaar wordt het scherm Mailboxen beheren getoond
  • Volg de instructies op het scherm om 1 of meerdere mailboxen te koppelen
  • Klik rechtsboven op uw naam en kies voor ‘Uitloggen’

Door in het vervolg hier in te loggen kom je automatisch bij ZorgMail Webmail terecht. Van daaruit kun je veilig corresponderen.

 

6. Hoe kan ik inloggen?

Inloggen kan via de website van ZorgMail. Na inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord komt u in de beveiligde webmail omgeving van ZorgMail.

7. Hoe vraag ik een nieuw wachtwoord aan?

Vul het e-mailadres is bij Wachtwoord vergeten. Het nieuwe wachtwoord wordt dan opgestuurd.

8. Hoe kan ik extra medewerker aanmelden of afmelden?

Extra medewerkers die vallen onder dezelfde praktijk AGB-code kunnen worden aangemeld middels het ZorgMail mutatieformulier kies onder aan het formulier dan voor Type Zorgverleners toevoegen/afmelden.

9. Wat is mijn ZorgMail klantnummer?

Het ZorgMail klantnummer is een 9-cijferige code, meestal beginnend met 5000, 5001, 5100 of 6000 (kan ook met andere cijfers). Het klantnummer is ook te vinden bij het inloggen met Passage ID onder Mijn Passage ID en vervolgens onder het kopje ZorgMail. Dit klantnummer is nodig voor de installatie van het ZorgMail secure e-mailaccount in het eigen e-mailprogramma.

10. Kan ik ook met Secure e-mail van ZorgMail in mijn eigen e-mailprogramma werken (i.p.v. Webmail)?

Ja, dat kan. Het @zorgmail.nl adres kan dan worden toegevoegd als tweede account in het eigen e-mailprogramma. Op deze manier kan veilig worden gemaild vanaf dit adres. Er is een handleiding beschikbaar hoe dit ingesteld kan worden. In deze handleiding is ook beschreven hoe het adresboek van ZorgMail te koppelen en gebruiken. Zie de website van ZorgMail (onder Service & Support – Handleidingen) of klik hier.
Wees er wel van op de hoogte dat de betreffende e-mail vanuit het eigen e-mailprogramma verstuurd moet worden met het @zorgmail.nl account (via de Veilig Verzenden knop als je Outlook gebruikt). Hiermee wordt de e-mail via een beveiligde verbinding verzonden.

Momenteel wordt de Webmail en daarnaast de Outlook plugin ondersteund voor ZorgMail. Technisch gezien is het wel mogelijk om een ander e-mailprogramma dan Outlook in te stellen, maar is er niet de knop met ‘Veilig verzenden’ aanwezig. In plaats daarvan wordt er gebruik gemaakt van zogenoemde ‘triggers’. Namelijk door in de onderwerpregel de tekst te vermelden ‘veilig verzenden’ of ‘sms’ met een mobiel nummer.

 

Let op: als je een e-mail verstuurt vanaf een ander (privé) mailadres, dan wordt het dus niet veilig verstuurd!

11. Met wie kan ik veilig e-mailen met ZorgMail?

Naar @zorgmail.nl adressen
Alle geactiveerde @zorgmail.nl-adressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek. Veilig e-mailen kan met alle bij ZorgMail aangesloten zorginstellingen in Nederland. Dit zijn er ca. 14.000 in heel Nederland. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek, zodat ze eenvoudig te vinden zijn in de Webmail variant of in je eigen e-mailprogramma, mits het adresboek gekoppeld is. Deze e-mailadressen eindigen allemaal op @zorgmail.nl.

 

Naar veilige e-maildomeinen van grotere zorginstellingen
Grotere instellingen maken gebruik van hun eigen e-maildomein en hebben hun eigen mailserver gekoppeld aan het ZorgMail netwerk. Voorbeelden hiervan zijn: @ETZ.nl, @thebe.nl of @dewever.nl. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het adresboek van ZorgMail. Een veilige domeinnaam wordt weergegeven met: veiligmailen_ is_ mogelijk_met@ < naam instelling> .nl.
De domeinnamen van instellingen staan ook in het zogenaamde “domainbook”. Dit “domainbook” is een overzicht van alle e-mail domeinen, waarmee veilig gemaild kan worden. Hier vindt je een overzicht van alle domeinen van zorginstellingen in heel Nederland, waarnaar Secure e-mail kan worden verzonden.

 

Let op: de e-mailadressen van medewerkers van deze instellingen staan niet apart in het ZorgMail adresboek. Om een specifieke persoon binnen een instelling veilig te mailen, moet je dus wel het juiste e-mailadres beschikbaar hebben. Je kunt dit e-mailadres natuurlijk ook opnemen in je eigen adresboek (contactpersonen). Veel e-mailprogramma’s zoals Outlook, onthouden de gebruikte e-mailadressen, zodat je ze de volgende keer sneller kunt vinden).

 

12. Wat is Passage ID en hoe kan ik dit activeren?

Om gebruik te kunnen maken van ZorgMail Secure e-mail is het per mei 2018 nodig om te beschikken over een Passage ID.
Passage ID is een dienst van ZorgMail en zorgt ervoor dat je veilig kunt inloggen en gebruikmaken van applicaties van ZorgMail. Het Passage ID is een persoonlijk account. Naast een Passage ID heb je minimaal één, aan de Passage ID, gekoppelde ZorgMail-mailbox nodig. Voor het aanmaken van een Passage ID en/of het koppelen van een ZorgMail-mailbox kun je gebruikmaken van het stappenplan bij vraag 5.

Belangrijk: Je Secure e-mailadres wordt pas aan het Secure e-mail adresboek toegevoegd wanneer je ZorgMail Secure e-mail account is geactiveerd.

13. Wat is de knop ‘Veilig verzenden” en hoe deze te installeren?

De “Veilig Verzenden” knop in Outlook controleert voordat een bericht wordt verstuurd of het e-maildomain van de ontvanger is opgenomen in het “domainbook”. Ook bij andere e-mailprogramma’s wordt dit gecontroleerd, maar dan pas na verzending. Het is dus mogelijk om vanuit het eigen e-mailprogramma veilig te e-mailen met één druk op de knop.
De knop “Veilig Verzenden” is momenteel alleen binnen Outlook beschikbaar.
Outlook is een veel gebruikt e-mailprogramma. Speciaal hiervoor is een “plug-in” ontwikkeld om met ZorgMail via Outlook te kunnen werken. Deze “plug-in” is een stukje software, dat in Outlook wordt geïnstalleerd. Hiermee wordt een extra “Veilig Verzenden”-knop in Outlook gemaakt. Door gebruik te maken van deze knop wordt voor het verzenden gecontroleerd of de ontvanger bekend is in het ZorgMail-domein (aan de hand van de domeinnaam van het e-mailadres van de ontvanger) om Secure e-mail te ontvangen. Als dit het geval is, wordt deze e-mail altijd veilig verzonden. Als de ontvanger niet bekend is, wordt er een scherm weergegeven waarin er gekozen kan worden voor een telefoonnummer of e-mail adres van de ontvanger om een verificatie code naar te sturen. Middels deze code kan het bericht veilig worden gelezen en beantwoord.
Ook controleert de knop of de e-mail wordt verzonden van het veilige @zorgmail.nl account, zodat je er zeker van bent dat het bericht veilig wordt verstuurd.
Hier vind je de handleiding om deze “plug-in” te installeren (vanaf kopje 5)

14. Hoe vind ik een ZorgMail Secure e-mailadres?

Dit kan op twee manieren:

1. Via de website van Zorgmail

ZorgMail adressen zijn te vinden in het adresboek op de website van ZorgMail. Na inloggen met Passage ID kan er gezocht worden op naam, AGB-code, postcode enzovoort. Wanneer er meerdere zoektermen worden ingevoerd, staan de meest relevante resultaten bovenaan.
Klik hier om direct naar het ZorgMail-adresboek te gaan.

 

2. Via het Zorgmailadres boek in Outlook

Alle geactiveerde @zorgmail.nl-adressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek. Veilig e-mailen kan met alle bij ZorgMail aangesloten zorginstellingen in Nederland. Dit zijn er meer dan 14.000 in heel Nederland. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek, zodat ze eenvoudig te vinden zijn in de Webmail variant of in het eigen e-mailprogramma, mits het adresboek gekoppeld is. Deze e-mailadressen eindigen allemaal op @zorgmail.nl.

 

Grotere instellingen maken gebruik van hun eigen e-maildomein en hebben hun eigen mailserver gekoppeld aan het ZorgMail netwerk. Voorbeelden hiervan zijn; @ETZ.nl, @thebe.nl of @dewever.nl. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het adresboek van ZorgMail. Een veilgie domeinnaam wordt weergegeven met: veiligmailen_ is_ mogelijk_met@< naam instelling>.nl. 

De domeinnamen van instellingen staan ook in het zogenaamde “domainbook”. Dit “domainbook” is een overzicht van alle e-mail domeinen, waarmee veilig gemaild kan worden. Hierin is een overzicht te zien van alle domeinen van zorginstellingen in heel Nederland, waarnaar Secure e-mail kan worden verzonden.

 

Let op: de e-mailadressen van medewerkers van deze instellingen staan niet apart in het ZorgMail adresboek. Om een specifieke persoon binnen een instelling veilig te mailen, moet je dus wel het juiste e-mailadres beschikbaar hebben. Je kunt dit e-mailadres natuurlijk ook opnemen in het eigen adresboek (contactpersonen). Veel e-mailprogramma’s zoals Outlook, onthouden de gebruikte e-mailadressen, zodat deze een volgende keer sneller te vinden zijn.

 

15. Kan ik mijn eigen domeinnaam houden?

ZorgMail hanteert het domein @zorgmail.nl.


Als je gebruik maakt van ZorgMail is het in bepaalde gevallen mogelijk om een eigen domeinnaam te gebruiken voor veilige e-mail. Deze uitbreidingsmodule wordt SafeRelay genoemd.

 

Voor instellingen die over een eigen e-mailomgeving beschikken is het mogelijk het eigen domein te gebruiken voor Secure e-mail. Deze e-mailomgeving kan met de juiste beveiliging gekoppeld worden aan het ZorgMail netwerk (SafeRelay). Dit geldt dus niet voor particuliere aanbieders als Gmail, Yahoo, etc.

 

Hieraan zijn echter wel kosten verbonden en deze zijn afhankelijk van de provider waarbij het e-mail domein is geregeld. Er zijn tussen Enovation (aanbieder ZorgMail) en een aantal mailserverproviders afspraken gemaakt. Klik hier voor een overzicht van de providers waarmee al een samenwerking is. De extra kosten hiervoor zijn op moment van schrijven geschat op ongeveer € 60,- per jaar per medewerker/mailadres (m.u.v. eenmalige implementatiekosten á € 99,-). In het geval van een provider waar nog geen afspraken mee zijn gemaakt, zullen de kosten hoger zijn. Klik hier voor het aanvraagformulier.

Voor meer informatie kan er contact worden opgenomen met ZorgMail:

 

ZorgMail
T: 010 – 26 62 453
Maandag t/m vrijdag: 08:30 – 17:00

16. Hoe kan ik zien dat een e-mail veilig is verstuurd?

Alle e-mail die ontvangen of verzonden wordt vanuit het @zorgmail.nl account is veilig. E-mails tussen @zorgmail.nl en @ezorg.nl zijn onderling ook veilig te versturen.

 

ZorgMail accepteert geen e-mail van buiten het eigen bekende veilige netwerk (het ZorgMail “domainbook”). De verzender die vanaf een onbeveiligd e-mailaccount naar jouw @zorgmail.nl account mailt, ontvangt een bericht dat de e-mail niet afgeleverd kan worden, omdat het adres van de afzender niet veilig is. Op deze manier weet je dus zeker dat alle e-mail die ontvangen wordt op het @zorgmail.nl account veilig is verstuurd.

 

Tip: Om het voor de ontvanger duidelijk te maken dat de e-mail veilig verstuurd is, kun je onder aan de e-mail (bijvoorbeeld in de elektronische handtekening) aangeven dat de e-mail veilig is verzonden via ZorgMail.

17. Wat kost Secure e-mail via ZorgMail?

Zorgverleners die al gebruik maken van ZorgMail voor het elektronisch uitwisselen van gegevens door de informatiesystemen via Edifact kunnen zonder extra kosten gebruik maken van een account voor Secure e-mail van ZorgMail.


Optioneel
Indien het wenselijk is om te mailen met eigen domeinnaam i.p.v. het @zorgmail.nl domein is het nodig de eigen e-mailserver te koppelen aan ZorgMail. Deze uitbreidingsmodule wordt Safe Relay genoemd en is geheel optioneel. Echter zijn daaraan wel kosten verbonden en deze zijn afhankelijk van de provider waarbij het e-mail domein is geregeld. Er zijn tussen Enovation (aanbieder ZorgMail) en een aantal mailserverproviders afspraken gemaakt. Klik hier voor een overzicht van de providers waarmee al een samenwerking is. De extra kosten hiervoor zijn op moment van schrijven geschat op ongeveer € 60,- per jaar per medewerker/mailadres (m.u.v. eenmalige implementatiekosten á € 99,-). In het geval van een provider waar nog geen afspraken mee zijn gemaakt, zullen de kosten hoger zijn. Klik hier voor het aanvraagformulier.Voor meer informatie kan er contact worden opgenomen met ZorgMail:


ZorgMail
T: 010 – 26 62 453
Maandag t/m vrijdag: 08:30 – 17:00

18. Hoe meld ik een nieuwe medewerker aan bij ZorgMail. En wat zijn de kosten?

Via het regionale ZMBR-abonnement heeft een RCH-praktijk zonder extra kosten recht op 2 e-mailadressen;

één voor de huisarts en één voor de prakijk, bijvoorbeeld een praktijkmailbox. De praktijkmailbox wordt veelal door de praktijkondersteuner of assistente gebruikt.

Indien er meerdere mailboxen gewenst zijn voor praktijkondersteuners, AIOS, PAIO’s of assistenten dan is het mogelijk om een aanvullend abonnement af te sluiten.

Extra medewerkers die vallen onder dezelfde praktijk AGB-code kunnen worden aangemeld via het ZorgMail Mutatieformulier.

De kosten (peil juni 2018) zijn afhankelijk van de staffel:

Soort abonnement kosten per jaar
All-in Abonnement 1-6 (para)medici € 185,70
All-in Abonnement 6-11 (para)medici € 309,15
All-in Abonnement 11-20 (para)medici € 432,60
   
Eenmalige kosten per praktijk € 226,50
   

Genoemde tarieven gelden per juni 2018.

Vraag vooraf de actuele tarieven op bij Enovation.

19. Wat gebeurt er als de ontvanger geen Secure e-mail heeft?

Als je probeert een e-mail te versturen naar iemand die niet bekend is in het adresboek van ZorgMail of het “domainbook” voor de aangesloten instellingen, zal de ontvanger een notificatie e-mail krijgen dat er een beveiligd bericht klaarstaat in de ZorgMail Viewer. De ontvanger kan dan het bericht lezen door een toegangscode in te vullen. Voor meer informatie, zie de website van ZorgMail (onder Service & Support – Handleidingen) of klik hier.

20. Kan ik naar niet beveiligde e-mail adressen een bericht sturen?

Ja, dit is mogelijk. De ontvanger krijgt dan een notificatie e-mail met een link naar het beveiligde bericht. Door middel van een toegangscode kan het bericht dan veilig gelezen en beantwoord worden. oor meer informatie, zie de website van ZorgMail (onder Service & Support – Handleidingen) of klik hier.

Staat je vraag er niet bij?

Je kunt ook een bezoek brengen aan de veelgestelde vragenpagina van Enovation.

Wil je meer weten over het installeren en gebruiken van Secure mail van ZorgMail? Klik daar voor hier

Of wil je meer lezen over het gebruik van Secure mail van ZorgMail? Bezoek dan deze webpagina

 

Kom je er niet uit?

Neem contact op met Thomas Krans, medewerker Informatiemanagement. Hij kan op afstand en op de praktijk je verder helpen met ZorgMail. Thomas is bereikbaar per e-mail: ... of telefonisch: 06 – 153 44 000.