Kies uw gewenste cookie instellingen

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren.

Deze website mag gebruik maken van cookies voor het bijhouden van anonieme statistieken.

Deze website mag gebruik maken van cookies die onder meer het delen via sociale netwerken mogelijk maken.

Voor een optimale gebruikerservaring maakt deze website gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Cookies toestaan Instellingen kiezen
Meer over Professionals:

ZorgMail

Op deze pagina staan de antwoorden op de meest gestelde vragen die bij Zorggroep RCH bekend zijn over ZorgMail. 

 

ZorgMail

1. Wat is Secure e-mail van ZorgMail?

Binnen ZorgMail worden twee vormen van elektronische communicatie onderscheiden. Enerzijds is er geautomatiseerde uitwisseling van informatie tussen informatiesystemen: Application-to-Application (EDI) communicatie en anderzijds de communicatie tussen personen: Person-to-Person(e-mail) communicatie. Deze twee vormen van communiceren vragen andere tools en technieken. In beide situaties gaat het echter om het uitwisselen van medisch inhoudelijke informatie via een beveiligde omgeving.


EDI-module
Veel zorgverleners wisselen dus nu al onderling gegevens uit via de EDI- module (edifact-berichten tussen systemen via informatiesysteem, zoals HIS, AIS, etc.). EDI is dus een onderdeel van ZorgMail en een veilige en gestandaardiseerde manier van gegevensuitwisseling.


Secure e-mail-module
Bij de EDI-module wordt een account voor Secure e-mail van ZorgMail geleverd. Dit moet echter wel apart geactiveerd worden. Secure e-mail van ZorgMail is dus een module binnen ZorgMail en is bedoeld om gegevens die niet in het informatiesysteem passen, te kunnen uitwisselen. Meer informatie over Secure e-mail van ZorgMail klik dan hier.

2. Wanneer moet ik Secure e-mail van ZorgMail gebruiken?

Secure e-mail van ZorgMail moet gebruikt worden voor het uitwisselen van persoonlijke gegevens.
Deze zijn namelijk privacygevoelig, omdat ze gebonden zijn aan een persoon. Dit betekent dus dat voor het versturen van gegevens over patiënten gebruik gemaakt moet worden van Secure e-mail ZorgMail. Dit is de enige garantie dat het bericht ook inderdaad alleen wordt gelezen door de persoon waarvoor het bedoeld is en niet “afgetapt” kan worden. Om vergissingen te voorkomen, wordt het aangeraden om voor alle e-mail met andere zorgverleners ZorgMail te gebruiken, ook al gaat het niet om privacygevoelige informatie.

3. Hoe weet ik of ik een ZorgMail account heb?

Als u nu gebruik maakt van de EDI-koppeling tussen informatiesystemen, heeft u een ZorgMail account. Bij dit account hoort een Secure e-mailadres (@zorgmail.nl). Als uw Secure e-mail is geactiveerd, kunt u hier met gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.

4. Hoe kan ik Secure e-mail via ZorgMail aanvragen?

Veel zorgverleners maken via de EDI-module (edifact-berichten tussen systemen via informatiesysteem, zoals HIS, AIS, etc.) al gebruik van ZorgMail voor het uitwisselen van gegevens tussen de informatiesystemen. Secure e-mail van ZorgMail (de formele productnaam is ZorgMail Hosted Mail) is een aanvulling hierop. Veel huisartsen zijn al aangesloten op ZorgMail, alsmede veel eerstelijns instellingen. Als u nog geen ZorgMail account heeft, kunt u dit aanvragen via de aanmeldwizard op de website van ZorgMail via de optie 'Direct aanmelden'.

5. Hoe kan ik mijn ZorgMail Secure e-mailaccount activeren?

Heeft u ZorgMail, maar Secure e-mail is nog niet geactiveerd? U kunt Secure e-mail zonder extra kosten activeren en gebruiken. Om het account te activeren, heeft u in het verleden een activeringscode ontvangen. Als u deze niet meer heeft, kunt u contact opnemen met de helpdesk van de leverancier van ZorgMail, Z-netwerken (zie hieronder). Zij kunnen een nieuwe activeringscode opsturen:
Z-Netwerken Nederland
E: ...
T: 0345-536925
Maandag t/m vrijdag: 08.30 – 17.00 uur

 

U kunt nu uw Secure e-mail van ZorgMail met uw activeringscode activeren:

  1. Ga naar: https://adresboek.zorgmail.nl/ 
  2. Vul gebruikersnaam in en vul bij wachtwoord de activatiecode in
  3. Vul een nieuw wachtwoord in en bevestig deze door het wachtwoord nogmaals in te voeren
6. Hoe kan ik inloggen?

Inloggen kan via de website van ZorgMail. Na inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord komt u in de beveiligde webmail omgeving van ZorgMail.

7. Hoe vraag ik een nieuw wachtwoord aan?

Ga naar de servicedeskpagina en vul het formulier in. De servicedesk neemt zo spoedig mogelijk contact met u op.

8. Hoe kan ik extra medewerker aanmelden?

Extra medewerkers die vallen onder dezelfde praktijk AGB-code kunnen worden aangemeld middels het Zorgmail mutatieformulier.

9. Wat is mijn ZorgMail klantnummer?

Het ZorgMail klantnummer is een 9-cijferige code, meestal beginnend met 5000, 5001, 5100 of 6000 (kan ook met andere cijfers). U kunt het klantnummer ook vinden in de Mijn Account- pagina van ZorgMail. Dit klantnummer heeft u nodig voor de installatie van het ZorgMail secure e-mailaccount in uw eigen e-mailprogramma.

10. Kan ik ook met Secure e-mail van ZorgMail in mijn eigen e-mailprogramma werken (i.p.v. Webmail)?

Ja, dat kan. Het @zorgmail.nl adres kan dan worden toegevoegd als tweede account in uw eigen e-mailprogramma. Op deze manier kan veilig worden ge-e-maild vanaf dit adres. Er is een handleiding beschikbaar hoe u dit kan doen. In deze handleiding is ook beschreven hoe u het adresboek van ZorgMail kan koppelen en gebruiken.
U moet er wel op letten dat u de e-mail vanuit uw eigen e-mailprogramma verstuurt vanuit het @zorgmail.nl account. Hiermee wordt de e-mail via een beveiligde verbinding verzonden.
Let op: als u een e-mail verstuurt vanaf een ander (privé) account, dan wordt het niet veilig verstuurd!

11. Met wie kan ik veilig e-mailen met ZorgMail?

Naar @zorgmail.nl adressen.
Alle geactiveerde @zorgmail.nl-adressen zijn opgenomen in het ZorgMail Adresboek. Veilig e-mailen kan met alle bij ZorgMail aangesloten zorginstellingen in Nederland. Dit zijn er ca. 13.000 in heel Nederland, met ca. 40.000 e-mailboxen. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het ZorgMail Adresboek, zodat ze eenvoudig te vinden zijn in de Webmail variant of in uw eigen e-mailprogramma, mits het adresboek gekoppeld is. Deze e-mailadressen eindigen allemaal op @zorgmail.nl.

Naar veilige e-maildomeinen van grotere zorginstellingen.
Grotere instellingen maken gebruik van hun eigen e-maildomein en hebben hun eigen mailserver gekoppeld aan het ZorgMail netwerk. Voorbeelden hiervan zijn; @etz.nl, @thebe.nl of @dewever.nl. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het adresboek van ZorgMail. Een veilgie domeinnaam wordt weergegeven met: veiligmailen_ is_ mogelijk_met@ < naam instelling>.nl.
De domeinnamen van instellingen staan ook in het zogenaamde “domainbook”. Dit “domainbook” is een overzicht van alle e-mail domeinen, waarmee veilig gemaild kan worden. Hier vindt u een overzicht van alle domeinen van zorginstellingen in heel Nederland, waarnaar Secure e-mail kan worden verzonden.

LET OP; de e-mailadressen van medewerkers van deze instellingen staan niet apart in het ZorgMail adresboek. Om een specifieke persoon binnen een instelling veilig te mailen, moet u dus wel het juiste e-mailadres beschikbaar hebben. U kunt dit e-mailadres natuurlijk ook opnemen in uw eigen adresboek (contactpersonen). Veel e-mailprogramma’s zoals Outlook, onthouden de gebruikte e-mailadressen, zodat u ze de volgende keer sneller kunt vinden).

12. Wat is Passage ID en hoe kan ik dit activeren?

Om gebruik te kunnen maken van ZorgMail Secure e-mail dient u per mei 2018 te beschikken over een Passage ID.
Passage ID is een dienst van ZorgMail en zorgt ervoor dat u veilig kunt inloggen en gebruikmaken van applicaties van ZorgMail. Het Passage ID is een persoonlijk account. Naast een Passage ID heeft u minimaal één, aan uw Passage ID, gekoppelde ZorgMail-mailbox nodig. Voor het aanmaken van een Passage ID en/of het koppelen van een ZorgMail-mailbox kunt u gebruikmaken van het stappenplan dat u kunt vinden op: https://support.vanadenovation.nl/passage-id-nieuwe-login/

Tip: Indien u niet beschikt over ZorgMail activatiegegevens om uw ZorgMail mailbox te koppelen aan uw Passage ID, neem dan contact op met uw ZorgMail Regiopartner.

Belangrijk: Uw Secure e-mailadres wordt pas aan het Secure e-mail adresboek toegevoegd wanneer uw ZorgMail Secure e-mail account is geactiveerd.

13. Wat is de knop ‘Veilig verzenden” en hoe deze te installeren?

De “Veilig Verzenden” knop in Outlook controleert voordat een bericht wordt verstuurd of het e-maildomain van de ontvanger is opgenomen in het “domainbook”. Ook bij andere e-mailprogramma’s wordt dit gecontroleerd, maar dan pas na verzending. U kunt dus ook vanuit uw eigen e-mailprogramma veilig e-mailen met deze aangesloten instellingen.
De knop “Veilig Verzenden” is alleen binnen Outlook beschikbaar
Outlook is een veel gebruikt e-mailprogramma. Speciaal hiervoor is een “plug-in” ontwikkeld om met ZorgMail via Outlook te kunnen werken. Deze “plug-in” is een stukje software, dat in Outlook wordt geïnstalleerd. Hiermee wordt een extra “Veilig Verzenden”-knop in Outlook gemaakt. Door gebruik te maken van deze knop wordt voor het verzenden gecontroleerd of de ontvanger bekend is in het ZorgMail-domein (aan de hand van de domeinnaam van het e-mailadres van de ontvanger) om Secure e-mail te ontvangen. Als dit het geval is, wordt deze e-mail altijd veilig verzonden. Als de ontvanger niet bekend is, wordt hiervan een melding gegeven en wordt de e-mail niet verstuurd (dus direct, niet later via een “non delivery” e-mail). De mogelijkheid bestaat dan om het bericht toch via een ander account alsnog te verzenden, maar dan is dit niet veilig.
Ook controleert de knop of de e-mail wordt verzonden van het veilige @zorgmail.nl account, zodat u er zeker bent dat het bericht veilig wordt verstuurd.
Hier vindt u de handleiding om deze “plug-in” te installeren. Zie hoofdstuk 8 voor "Installatie van de Veilig verzenden knop". 

14. Hoe vind ik een ZorgMail Secure e-mailadres?

Hiervoor bestaan twee manieren

1. Via de website van Zorgmail

ZorgMail-adressen zijn te vinden in het adresboek. Na inloggen kunt u zoeken op naam, AGB-code, postcode enzovoort. Wanneer er meerdere zoektermen worden ingevoerd, staan de meest relevante resultaten bovenaan. Het volledige adresboek is te raadplegen middels de File API. Na inloggen kiest u de File API documentation. Het A13 EDI bestand bevat het volledige adresboek. Dit adresboek en de andere bestanden worden dagelijks bijgewerkt.

U kunt HIER inloggen voor het online ZorgMail-adresboek.

 

Let op: er zijn 2 adresboeken, één voor EDI en één voor Secure e-mail. U vindt de Secure e-mailadressen in het adresboek voor Secure e-mail.

 

2. Via het Zorgmailadres boek in Outlook

Alle geactiveerde @zorgmail.nl-adressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek.  Veilig e-mailen kan met alle bij ZorgMail aangesloten zorginstellingen in Nederland. Dit zijn er ca. 13.000 in heel Nederland, met ca. 40.000 e-mailboxen. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek, zodat ze eenvoudig te vinden zijn in de Webmail variant of in uw eigen e-mailprogramma, mits  het adresboek gekoppeld is. Deze e-mailadressen eindigen allemaal op @zorgmail.nl.

 

Grotere instellingen maken gebruik van hun eigen e-maildomein en hebben hun eigen mailserver gekoppeld aan het ZorgMail netwerk. Voorbeelden hiervan zijn; @ETZ.nl, @thebe.nl of @dewever.nl. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het adresboek van ZorgMail. Een veilgie domeinnaam wordt weergegeven met: veiligmailen_ is_ mogelijk_met@< naam instelling>.nl

De domeinnamen van instellingen staan ook  in het zogenaamde “domainbook”. Dit “domainbook” is een overzicht van alle e-mail domeinen, waarmee veilig gemaild kan worden. Hier vindt u een overzicht van alle domeinen van zorginstellingen in heel Nederland, waarnaar Secure e-mail kan worden verzonden.

Let op; de e-mailadressen van medewerkers van deze instellingen staan niet apart in het ZorgMail adresboek. Om een specifieke persoon binnen een instelling veilig te mailen, moet u dus wel het juiste e-mailadres beschikbaar hebben. U kunt dit e-mailadres natuurlijk ook opnemen in uw eigen adresboek (contactpersonen). Veel e-mailprogramma’s zoals Outlook, onthouden de gebruikte e-mailadressen, zodat u ze de volgende keer sneller kunt vinden).

15. Kan ik mijn eigen domeinnaam houden?

Als u gebruik maakt van ZorgMail is het niet mogelijk om een eigen domeinnaam te gebruiken voor velige e-mail. ZorgMail hanteert het domein @zorgmail.nl.
Voor grotere instellingen, die over een eigen e-mailomgeving beschikken is het wel mogelijk het eigen domein te gebruiken voor Secure e-mail. Deze e-mailomgeving kan met de juiste beveiliging gekoppeld worden aan het ZorgMail netwerk (via de zgn. Safe Relay koppeling). Voor meer informatie hierover, neem contact op met Helpdesk van Z-netwerken:
Z-Netwerken Nederland 
E: ...
T: 0345-536925
Maandag t/m vrijdag: 08.30 – 17.00 uur

16. Hoe kan ik zien dat een e-mail veilig is verstuurd?

Alle e-mail, die u ontvangt op of verzendt vanaf uw @zorgmail.nl account, is veilig. Als u een ander account hebt (bijvoorbeeld via E-Zorg), maar de e-mail is wel afkomstig van een @zorgmail.nl of @ezorg.nl account, dan is het ook veilig.
ZorgMail accepteert geen e-mail van buiten het eigen bekende veilige netwerk (het ZorgMail “domainbook”). De verzender die u vanaf een onbeveiligd e-mailaccount op uw @zorgmail.nl account mailt, ontvangt een bericht dat de e-mail niet afgeleverd kan worden, omdat het adres van de afzender niet veilig is. Op deze manier weet u dus zeker dat alle e-mail die u ontvangt op het @zorgmail.nl account veilig is verstuurd.
Tip: Om het voor de ontvanger duidelijk te maken dat de e-mail veilig verstuurd is, kunt u onder aan de e-mail (bijvoorbeeld in de elektronische handtekening) aangeven dat deze e-mail veilig is verzonden via ZorgMail.

17. Wat kost Secure e-mail via ZorgMail?

Zorgverleners die al gebruik maken van ZorgMail voor het elektronisch uitwisselen van gegevens door de informatiesystemen via Edifact kunnen zonder extra kosten gebruik maken van een account voor Secure e-mail van ZorgMail.
Indien een eigen e-mailserver gekoppeld moet worden via de Safe Relay koppeling, zijn hier wel extra kosten voor (eenmalige installatiekosten en jaarlijkse kosten).
Voor vragen over aansluitingen en facturen kunt u contact op nemen met Z-netwerken: 
Z-Netwerken Nederland
E: ...
T: 0345-536925

 

 

18. Hoe meld ik een nieuwe medewerker aan bij ZorgMail. En wat zijn de kosten?

Via het regionale ZMBR-abonnement heeft een RCH-praktijk zonder extra kosten recht op 2 e-mailadressen;

één voor de huisarts en één voor de prakijkt bijvoorbeeld een praktijkmailbox. De praktijkmailbox wordt veelal door de praktijkondersteuner of assistente gebruikt.

Indien er meerdere mailboxen gewenst zijn voor praktijkondersteuners, AIOS, PAIO’s of assistenten dan is het mogelijk om een aanvullend abonnement af te sluiten.

Extra medewerkers die vallen onder dezelfde praktijk AGB-code kunnen worden aangemeld via het ZorgMail Mutatieformulier.

De kosten (peil juni 2018) zijn afhankelijk van de staffel:

Soort abonnement kosten per jaar
All-in Abonnement 1-6 (para)medici € 185,70
All-in Abonnement 6-11 (para)medici € 309,15
All-in Abonnement 11-20 (para)medici € 432,60
   
Eenmalige kosten per praktijk € 226,50
   

Genoemde tarieven gelden per juni 2018.

Vraag vooraf de actuele tarieven op bij Z-netwerken.

Staat uw vraag er niet bij? U kunt ook een bezoek brengen aan de veelgestelde vragenpagina van Z-Netwerken.

Wilt u meer weten over het installeren van Secure mail van ZorgMail? Zie: https://zorgmail.nl/zorgmail/zorgmail-downloads
Of wilt u meer lezen over het gebruik van Secure mail van ZorgMail? Zie: https://sendmessage.zorgmail.nl/userguide/